Günümüz İş Dünyasında Task Mining’in Rolü
Günümüz iş dünyasında verimlilik, sadece bir avantaj değil, sürdürülebilir başarı için bir zorunluluk haline geldi. Şirketlerin operasyonlarını kesintisiz ve etkin bir şekilde yürütebilmesi, süreçlerini derinlemesine anlamalarına ve optimize etmelerine bağlıdır. Süreç madenciliği (process mining), işletmelerin ERP, CRM gibi sistemlerde kayıtlı dijital izleri analiz ederek süreçleri görünür kılmasını sağlar. Ancak süreçlerin tamamı bu sistemlerde kayıtlı değildir ve birçok görev, çalışanların günlük operasyonlarında manuel olarak gerçekleşir.
İşte tam da bu noktada task mining devreye giriyor.
Task mining, çalışanların masaüstü etkileşimlerini analiz ederek (klavye tuş vuruşları, fare tıklamaları, ekran geçişleri vb.), görünmeyen iş süreçlerini haritalandırmaya ve iyileştirme fırsatlarını keşfetmeye olanak tanır. Tekrarlayan görevleri, manuel iş yükünü ve otomasyona açık alanları belirleyerek iş süreçlerinde büyük kazanımlar sağlar. İşletmeler için yalın, verimli ve sürdürülebilir bir operasyon yapısı kurma yolunda güçlü bir araç sunar.
Task Mining Nasıl Çalışır?
Günümüz iş dünyasında iş süreçlerini analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılan geleneksel yöntemler genellikle sistemlerde kayıtlı veriler üzerinden yürütülür. Ancak, süreçlerin büyük bir kısmı ERP veya CRM gibi sistemler içinde görünmeyen, manuel işlemlerle tamamlanan görevlerden oluşur. Bu noktada task mining, çalışanların bilgisayar başında gerçekleştirdiği tıklamalar, veri girişleri, kopyalama, yapıştırma ve uygulama geçişleri gibi etkileşimleri analiz ederek, süreçlerdeki gizli darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.
Task mining süreci, işletmelere gerçek zamanlı, detaylı ve kullanıcı seviyesinde bir süreç görünürlüğü sunarak, verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve otomasyonu desteklemek için güçlü bir araç haline gelir. İşletmeler, çalışanlarının günlük operasyonlarını objektif verilere dayalı olarak analiz edip gereksiz veya tekrarlayan adımları belirleyerek süreçlerini optimize etme fırsatı elde ederler.
Task mining sürecinin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için veri toplama, analiz & modelleme ve iyileştirme & otomasyon olmak üzere üç temel adımdan oluşan yapı izlenir:
I. Veri Toplama: Dijital İzlerin Anlamlandırılması
Task mining sürecinin temel taşı çalışanların bilgisayar etkileşimlerinden elde edilen verilerdir. İş süreçleri genellikle farklı uygulamalar ve sistemler arasında gerçekleştiğinden, task mining bu işlemleri detaylı şekilde takip ederek işleyişi haritalandırır.
Bu aşamada toplanan veriler:
- Çalışanların fare tıklamaları ve klavye girişleri
- Açılan ve kullanılan uygulamalar, pencere başlıkları ve ekran değişiklikleri
- Veri girişleri, kopyala-yapıştır işlemleri, form doldurma gibi manuel işlemler
- Farklı uygulamalar arasında geçiş yapma sıklığı ve süreleri
II. Veri Analizi ve Modelleme: Süreçleri Görünür Kılma
Veri toplandıktan sonra, task mining yazılımı bu ham verileri analiz ederek iş süreçlerini haritalandırır ve süreç modelleri oluşturur. Bu aşama, işletmelerin gerçek işleyişi planlanan süreçlerle kıyaslamasına ve gizli darboğazları tespit etmesine olanak tanır.
Bu aşamada yapılan işlemler:
- Çalışanların görevleri nasıl tamamladığını gösteren detaylı bir süreç haritası çıkarılır.
- Verimsiz adımların belirlenir
- İdeal işleyiş ile mevcut durum arasındaki farklar analiz edilir
- Darboğazlar ve zaman kaybına yol açan unsurlar belirlenir
III. İyileştirme ve Otomasyon: Verimliliği Maksimuma Çıkarma
Task mining analizi tamamlandıktan sonra, işletmelerin elde ettiği bulgular doğrultusunda süreç iyileştirme ve otomasyon fırsatları değerlendirilir.
Bu aşamada yapılan işlemler:
- Gereksiz adımların ortadan kaldırılır ve çalışanların fazladan zaman harcadığı veya tekrarlayan görevler iyileştirilir
- Tekrarlayan manuel işlemler için çeşitli otomasyon çözümleri devreye alınır
- Süreçlerin standart hale getirilmesi sağlanır
- Task mining analizleri periyodik olarak tekrarlanarak süreçler sürekli optimize edilir
Gizlilik Açısından:
Task mining araçları, veri toplama sürecinde yalnızca belirlenen uygulamalar ve süreçlere odaklanır. Kişisel ve hassas bilgiler, anonimleştirilerek veya filtrelenerek saklanmaz.
Sonuç: Task Mining ile Süreçlerinizi Daha Akıllı Hale Getirin
Süreçlerin görünürlüğünü artırmak ve operasyonel verimliliği en üst seviyeye çıkarmak tüm organizasyonlar için artık bir tercih değil, bir gereklilik haline geldi. Task mining, şirketlerin işleyişine dair derinlemesine içgörüler sunarak verimsiz süreçleri açığa çıkaran, manuel iş yükünü azaltan ve sürekli iyileştirme kültürünü destekleyen güçlü bir analiz ve optimizasyon modelidir.
- Görünmeyen darboğazları tespit ederek operasyonları hızlandırır.
- Çalışanların manuel iş yükünü azaltarak stratejik işlere odaklanmalarını sağlar.
- Şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırarak otomasyonu mümkün kılar.
- Veriye dayalı karar almayı destekleyerek daha doğru ve ölçülebilir süreç yönetimi sağlar.
Organizasyonlar, task mining sayesinde yalnızca bugünkü darboğazları ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda verimlilik ve sürekli iyileştirme odaklı bir kültür oluşturarak geleceğe daha güçlü adımlarla ilerleyebilir.