Kurumlarda aynı süreç farklı kişiler tarafından farklı şekillerde anlatılabilir.
Operasyon ekibi kendi adımlarını, kontrol ekibi risk noktalarını, BT ise sistem etkileşimlerini öne çıkarabilir. Zaman içinde eklenen yeni onaylar, istisnalar ve uygulamalar da sürecin anlaşılmasını zorlaştırabilir.
Süreç modelleme bu işleyişi ortak bir referans haline getirir.
Bir süreç modeli neyi göstermeli?
Modelin detay seviyesi kullanım amacına göre değişir.
İhtiyaca göre şunları içerebilir:
- Başlangıç ve bitiş noktaları
- Süreç adımları
- Roller ve sorumluluklar
- Karar noktaları
- Paralel akışlar
- Sistem etkileşimleri
- İstisnalar
- Veri ve doküman akışları
- Kontroller ve onaylar
İyi süreç modeli en ayrıntılı model değil, kullanılacağı karar için yeterli açıklığı sağlayan modeldir.
Çok detaylı modeller özellikle günlük kullanımda hızla okunamaz ve güncellenemez hale gelebilir.
Süreç modelleme ile süreç haritalama aynı şey midir?
Günlük kullanımda bu iki kavram birbirinin yerine geçebilir.
Ancak süreç haritalama çoğu zaman daha üst seviyede adımları ve genel akışı gösterirken, süreç modelleme roller, kurallar, sistemler, karar noktaları ve istisnaları daha yapılandırılmış biçimde ele alabilir.
Basit iletişim için süreç haritası yeterli olabilir.
Dijitalleştirme, otomasyon veya sistem geliştirme gibi konularda ise daha detaylı model gerekebilir.
BPMN ne sağlar?
BPMN süreçlerin standart sembollerle modellenmesini sağlayan yaygın bir gösterim dilidir.
Aktiviteler, olaylar, karar noktaları, paralel akışlar ve roller ortak sembollerle tanımlanır.
Özellikle iş birimleri ile teknik ekiplerin aynı modeli kullanması gerektiğinde faydalıdır.
Ancak her süreç için ileri seviye BPMN detayına ihtiyaç yoktur. Modelin amacı detay seviyesini belirlemelidir.
As-Is ve To-Be neden ayrılır?
As-Is, sürecin bugün nasıl yürütüldüğünü gösterir.
To-Be, gelecekte nasıl çalışması gerektiğini tanımlar.
To-Be tasarımında:
- gereksiz adımlar kaldırılabilir,
- roller değişebilir,
- onaylar sadeleştirilebilir,
- işlemler paralelleştirilebilir,
- sistem entegrasyonları eklenebilir,
- manuel işler otomatikleştirilebilir.
As-Is ile To-Be arasındaki fark, değişim kapsamını somut hale getirir.
Process Mining ile nasıl birlikte çalışır?
Süreç modelleme çoğu zaman tanımlanan veya hedeflenen süreci gösterir.
Process Mining ise sistem kayıtlarından gerçekleşen akışı çıkarır.
Bu iki bakış karşılaştırıldığında:
- modelde olmayan varyantlar,
- beklenmeyen geri dönüşler,
- atlanan adımlar,
- farklı sıralamalar
görülebilir.
Süreç modeli ortak anlayışı oluşturur; Process Mining bu modelin gerçek operasyonla ne kadar örtüştüğünü sınamaya yardımcı olur.
Nerelerde kullanılır?
Süreç dokümantasyonu, süreç iyileştirme, dijitalleştirme, otomasyon, sistem geliştirme, iş analizi, uyum ve kontrol ile eğitim süreç modellemenin yaygın kullanım alanlarıdır.
Nereden başlanmalı?
Önce modelin ne amaçla kullanılacağı netleştirilmelidir.
Aynı sürecin üst yönetim sunumu, operasyon dokümantasyonu ve yazılım geliştirme için aynı detay seviyesinde modellenmesi gerekmez.
Bu nedenle “süreci ne kadar detaylı çizmeliyiz?” sorusundan önce “bu modeli hangi kararı desteklemek için kullanacağız?” sorusu cevaplanmalıdır.
← Tüm yazılar