Task Mining Nedir?

Bir iş sürecinin önemli kısmı kurumsal sistemlerde kayıt altına alınabilir. Yine de kullanıcının görevi tamamlamak için yaptığı her işlem bu kayıtlarda görünmez.

Bir çalışan ERP ekranından aldığı bilgiyi Excel'e aktarabilir, bir hesaplama yapabilir, sonucu başka bir sisteme girebilir ve ardından e-posta gönderebilir. Sistem kayıtları sürecin belirli aşamalarını gösterebilir; fakat bu aşamanın içinde ne kadar manuel efor bulunduğunu her zaman göstermez.

Task Mining bu seviyeye odaklanır.

Task Mining neyi analiz eder?

Kullanılan ürüne ve veri toplama yöntemine göre farklı masaüstü etkileşimleri analiz edilebilir:

• Uygulamalar arasında geçiş
• Tıklamalar
• Klavye girdileri
• Kopyala-yapıştır işlemleri
• Manuel veri girişleri
• Görevin tamamlanma süresi
• Aynı görevin farklı kullanıcılar tarafından izlenen yolları

Amaç kullanıcıyı “izlemek” değil, bir işin gerçekten nasıl yapıldığını görev seviyesinde anlamaktır.

Bu ayrım önemlidir. Task Mining uygulamaları tasarlanırken hangi verilerin toplanacağı, hangi alanların maskeleneceği ve analiz sonuçlarının hangi amaçla kullanılacağı açık olmalıdır.

Process Mining ile farkı nedir?

Process Mining ve Task Mining farklı seviyelerde çalışır.

Process Mining, sistemlerde oluşan event log'ları kullanarak sürecin uçtan uca nasıl ilerlediğini gösterir.

Task Mining ise belirli bir aktivitenin içinde kullanıcının hangi adımları izlediğini inceler.

Örneğin Process Mining:

Talep Açıldı → Kontrol Edildi → Onaylandı → Tamamlandı

akışını gösterebilir.

Task Mining ise “Kontrol Edildi” aktivitesinde çalışanın üç farklı uygulamaya geçtiğini, iki kez veri kopyaladığını ve bir Excel kontrolü yaptığını ortaya çıkarabilir.

Hangi problemleri görünür hale getirir?

Manuel veri aktarımı

Aynı bilginin farklı sistemlere tekrar girilmesi hem zaman hem hata riski yaratabilir.

Uygulamalar arası geçiş

Bir görevin tamamlanması için çok sayıda uygulama arasında geçiş yapılması kullanıcı deneyimini ve toplam eforu etkileyebilir.

Görev varyantları

Aynı işi yapan çalışanların farklı yollar izlemesi her zaman sorun değildir. Ancak gereksiz adımlar veya önemli performans farkları oluşuyorsa standardizasyon fırsatı olabilir.

Tekrarlayan işler

Yüksek hacimli ve kurallı biçimde tekrar eden masaüstü görevleri otomasyon açısından değerlendirilebilir.

Kesinti ve beklemeler

Bir görevin aktif çalışma süresi ile tamamlanması için geçen toplam zaman arasındaki fark anlaşılabilir.

Otomasyon kararlarına nasıl katkı sağlar?

Bir görevin manuel olması, otomasyona uygun olduğu anlamına gelmez.

Otomasyon adayını değerlendirirken şu sorular önemlidir:

• Ne kadar sık yapılıyor?
• Kaç kişi yapıyor?
• Ne kadar zaman alıyor?
• Aynı adımlar ne kadar standart?
• Kaç uygulama içeriyor?
• Karar noktaları kurallı mı?
• İstisna oranı ne kadar yüksek?
• Otomasyon sonrası gerçekten anlamlı efor kazanımı olacak mı?

Task Mining bu değerlendirmeyi görüşmelerden ve varsayımlardan daha somut hale getirebilir.

Task Mining nerelerde kullanılabilir?

Özellikle yüksek hacimli, tekrarlayan ve masaüstü çalışmasının yoğun olduğu alanlarda kullanılabilir.

İş süreçleri:

• Fatura kontrolü ve veri girişi
• Mutabakat işlemleri
• Müşteri bilgisi güncelleme
• Kredi operasyonları
• Rapor hazırlama
• İnsan kaynakları operasyonları
• Back-office işlemleri

BT süreçleri:

• Hizmet talepleri
• Kullanıcı ve yetki tanımlama
• Manuel test adımları
• Sistem yönetimi görevleri
• ITSM kayıtlarının güncellenmesi
• Tekrarlayan operasyon kontrolleri

Nereden başlanmalı?

Task Mining için bütün çalışanların bütün masaüstü aktivitelerini analiz etmek gerekli değildir.

Daha sağlıklı bir başlangıç:

• belirli bir görev,
• sınırlı kullanıcı grubu,
• net bir iş sorusu,
• açık veri ve gizlilik kuralları

ile yapılır.

Sonuç yalnız otomasyon kararı olmayabilir. Bazen doğru çözüm uygulama ekranını sadeleştirmek, sistemleri entegre etmek veya çalışma standardını değiştirmek olabilir.