Süreç Otomasyonu Nedir?

Kurumlarda birçok süreç e-posta, Excel, manuel veri girişi, onaylar ve farklı sistemler arasında yapılan işlemlerle yürür.

Belirli bir işlem hacmine kadar bu yapı çalışabilir. Hacim büyüdükçe gecikme, hata, takip güçlüğü ve operasyonel efor artabilir.

Süreç otomasyonu bu işlerin uygun bölümlerinin workflow, sistem entegrasyonu, RPA, low-code veya yapay zekâ gibi teknolojilerle otomatik yürütülmesini sağlar.

Ancak burada teknoloji ile süreç birbirinden ayrılmamalıdır.

Her manuel iş otomasyona uygun mudur?

Hayır.

Bir adımın manuel olması, otomatikleştirilmesi gerektiğini göstermez.

Önce şu sorulara bakmak gerekir:

• Bu adım gerçekten gerekli mi?
• Aynı işi daha sade biçimde yapmak mümkün mü?
• İş kuralları yeterince net mi?
• Süreç çok fazla istisna içeriyor mu?
• Problem manuel çalışma mı, yoksa süreç tasarımı mı?
• Otomasyon sonrası yaratılacak değer ölçülebilir mi?

Bu nedenle otomasyon çoğu zaman süreç sadeleştirmeden sonra ele alınmalıdır.

Hangi otomasyon yaklaşımları kullanılabilir?

Süreç otomasyonu tek bir teknoloji değildir.

Workflow ve BPM

Çok adımlı süreçlerin, rol ve onayların, iş kurallarının ve görevlerin merkezi olarak yönetilmesini sağlar.

Sistem entegrasyonları

Bir sistemde bulunan verinin başka bir sisteme manuel aktarılmasını azaltabilir.

RPA

Doğrudan entegrasyonun zor olduğu durumlarda kullanıcı arayüzü seviyesindeki tekrar eden işleri otomatikleştirebilir.

Low-code

Belirli süreç ve uygulamaların daha hızlı geliştirilmesini destekleyebilir.

Yapay zekâ

Belge okuma, sınıflandırma, metin yorumlama veya karar desteği gibi daha az yapılandırılmış işlerde kullanılabilir.

Doğru yaklaşım, ihtiyaca göre bu yöntemlerin bir arada kullanılmasını gerektirebilir.

Process Mining ve Task Mining neden önemlidir?

Otomasyon projelerindeki temel risklerden biri yanlış noktayı otomatikleştirmektir.

Process Mining gerçek akış üzerinde:

• beklemeleri,
• tekrarları,
• yüksek hacimli varyantları,
• darboğazları,
• manuel müdahale noktalarını

gösterebilir.

Task Mining ise seçilen bir görevin kullanıcı tarafından nasıl yapıldığını detaylandırabilir.

Böylece otomasyon adayı yalnızca “ekip çok zaman harcıyor” ifadesine değil, gerçek süreç ve görev davranışına göre değerlendirilebilir.

Otomasyon öncesinde neden sadeleştirme gerekir?

Bir süreçte sekiz onay varsa sekizini de dijitalleştirmek teknik olarak otomasyon olabilir.

Ancak gerçekten dört onay yeterliyse daha iyi çözüm, önce gereksiz kontrolleri kaldırıp sonra kalan süreci otomatikleştirmektir.

Pratik yaklaşım:

• Süreci anla
• Gereksiz adımları sorgula
• Sadeleştir
• Standartlaştır
• Uygun teknolojiyi seç
• Otomatikleştir
• Sonucu ölç

Başarı nasıl ölçülür?

Otomasyon oranı tek başına yeterli bir başarı göstergesi değildir.

Asıl sorular:

• Uçtan uca süreç süresi azaldı mı?
• Bekleme süresi düştü mü?
• Manuel efor azaldı mı?
• Hata ve tekrarlar azaldı mı?
• SLA performansı iyileşti mi?
• Kullanıcı veya müşteri deneyimi değişti mi?
• Sürecin takibi kolaylaştı mı?

Otomasyonun değeri kullanılan teknoloji sayısında değil, süreç sonucundaki değişimdedir.

Nerelerde kullanılabilir?

Fatura ve ödeme, mutabakat, satın alma, masraf ve avans, müşteri başvuruları, insan kaynakları, hizmet talepleri, erişim ve yetki ile tekrarlayan BT operasyonları uygun örneklerdir.

Başlangıç için iş kuralları net, hacmi anlamlı ve sonucu ölçülebilir bir süreç seçmek genellikle daha sağlıklıdır.